在業主大會開始前，管委會須核實出席會議的業主（包括獲法人團體業主授權的獲授權自然人）和委任代表的身份， 以及他們所持有不可分割份數的數目，以確定出席人數達到會議的法定人數及有足夠法定人數對決議進行投票。如在有關會議上就擬議大型維修工程採購決議進行投票，則同時須確定是否已達親自投票門檻（即業主人數的5%或100名業主，以較少者為準)，並須在該會議的會議紀錄清楚紀錄親自投票的總票數及由代表投票的總票數。為方便統計親自投票的總票數及由代表投票的總票數，其中一個可行做法為管委會向親身出席會議的業主（包括獲授權自然人）和委任代表發出不同顏色的選票，並在選票上填上其持有不可分割份數的數目。
